Projecten
Klantprojecten aansturen met fasen, checks, tijdlijn, geld en een klantlink
Met Projecten stuur je klantprojecten aan, zoals een verbouwing of een implementatie. Een project bestaat uit fasen en in elke fase staan checks: concrete dingen die moeten gebeuren, elk met een eigenaar en een deadline. Je ziet in één oogopslag welke projecten op schema liggen, bij wie het werk nu ligt en hoe het met het geld staat.
Je opent Projecten met de knop Projecten bovenin Operations Grid. Met Ops Grid linksboven ga je terug naar je grids.
Wie ziet wat?
| Beheerder | Teamlid | |
|---|---|---|
| Projecten (portfolio) | Ja | Nee, je komt direct in Mijn checks |
| Mijn checks | Ja, ook van anderen | Alleen je eigen checks |
| Checks afvinken | Alle checks | Checks waarvan jij eigenaar bent |
| Tijdlijn | Bekijken en fasen verplaatsen | Alleen bekijken |
| Geld, Klantlink, Bewerken | Ja | Nee |
Beheerder ben je als je de eigenaar van de werkruimte bent (de abonnee) of de rol Commander hebt. Zit je in meerdere teams, dan kies je rechtsboven bij Werkruimte welk team je bekijkt.
Projecten: het portfolio
Het overzicht van alle actieve projecten. Per project zie je:
- WIE: de eigenaar van het project.
- WAT: de volgende check die open staat, en bij wie die ligt.
- WANNEER: de deadline van die check en de opleverdatum.
- GELD: de stand van het budget, plus openstaand meerwerk.
Elk project krijgt een status: Op schema, Let op, Achter of Geen deadline.
Bovenaan staat de balk Deze week: per teamlid hoeveel checks er deze week open staan en hoeveel daarvan rood zijn. Klik op een persoon om alleen de projecten te zien die op diegene wachten; met Filter wissen zie je weer alles.
Mijn checks
Je persoonlijke werklijst: alle open checks waarvan jij de eigenaar bent, met hoe lang ze al bij je liggen ("Ligt sinds …"). Checks die nog niet aan de beurt zijn, zie je als Nog niet aan de beurt. Vink een check direct hier af als hij klaar is.
Als beheerder kies je bij Persoon ook iemand anders, om te zien wat er op zijn of haar bord ligt.
Het projectscherm
Klik op een project om het te openen. Bovenin staan de klant, de eigenaar, de start- en einddatum, het doel en de status. De fasen staan onder elkaar, elk met een fasetrekker, voortgang en de knop toon … checks.
- Afvinken en Heropenen doe je per check.
- Als beheerder voeg je direct een fase toe met + fase, of een check met + check.
- Klik op een check voor de details (zie hieronder).
Een check in detail
| Onderdeel | Wat je er doet |
|---|---|
| Deadline | Relatief (een aantal uur, werkdagen of kalenderdagen vanaf het moment dat de vorige check is afgevinkt), een Harde datum, of Geen. |
| Eigenaar | Bij wie de check ligt, en sinds wanneer. |
| Notities | Wat moet de volgende weten? |
| Links & bestanden | Voeg een link toe (+ link, begint met https://) of een foto (+ foto). |
| Kosten | Alleen voor de eigenaar van de check: kosten die je voor deze check maakt. |
| Gekoppelde SOP | De SOP die bij deze check hoort, als die er is. |
| Historie | Wie wat wanneer deed: afvinken, deadline of eigenaar gewijzigd, enzovoort. |
Een check met een deadline kleurt oranje bij 80% van de tijd en rood zodra de deadline voorbij is. Een check zonder deadline krijgt geen kleur. De deadline wijzigen mag een beheerder; als eigenaar alleen als dat voor die check is toegestaan.
Een project aanmaken of bewerken
Als beheerder klik je op Nieuw project, of op Bewerken in een bestaand project. Het formulier heeft drie delen:
Start vanuit
Kies waar je mee begint: Template (een afgerond project als blauwdruk), Vorig project (kopieer de opzet van een eerder project), Offerte via Claude (Claude zet je offerte om in een project) of Leeg. Bij een template of vorig project wordt alleen de opzet gekopieerd: geen afvinkingen, kosten, meerwerk of klantgegevens. Harde deadlines schuiven mee met de nieuwe startdatum.
Basis
Projectnaam, Doel, de Klant (naam, adres, e-mail), de Eigenaar, het Budget met Valuta, en de Start en Deadline. Optioneel koppel je een Kwartaaldoel uit Highground.
Fasen en checks
Voeg fasen toe met + fase en checks met + check. Per fase kies je een Fasetrekker, een start- en einddatum en een Definition of done. Per check kies je een eigenaar (standaard de fasetrekker) en een deadline. Fasen en checks versleep je met de muis of met het toetsenbord (spatie om op te pakken, pijltjestoetsen om te verplaatsen, nogmaals spatie om neer te zetten).
Klik op Project starten (nieuw) of Opslaan (bewerken). Elke wijziging komt in de historie van het project.
Is een project afgerond of gearchiveerd, dan kun je het bij het bewerken Markeer als template geven. Daarna kun je er nieuwe projecten mee starten.
Met Offerte via Claude kopieer je een kant-en-klare prompt. Geef die aan Claude samen met je offerte (pdf of tekst), en Claude maakt het project voor je aan via de AI-connector. Daarna staat het in je projectenlijst en kun je het hier verder bewerken.
Tijdlijn
Via Tijdlijn zie je alle fasen als balken op een tijdas, met vandaag gemarkeerd en een legenda voor afgerond, actief en nog niet gestart. Fasen zonder startdatum staan niet op de as.
Als beheerder versleep je een fase om hem in de tijd te verplaatsen. Je ziet direct hoeveel dagen hij opschuift en hoeveel harde deadlines meeschuiven. Met het toetsenbord kan het ook: pijltjes links en rechts verplaatsen de fase per dag, Enter bevestigt, Escape annuleert. Onder de tijdlijn staat de Historie van het project.
Geld
Onder Geld (alleen voor beheerders) zie je vier tegels:
| Tegel | Betekenis |
|---|---|
| Begroot | Je budget plus goedgekeurd meerwerk. |
| Werkelijk | Wat je echt hebt uitgegeven, met daaronder wat gepland was. |
| Openstaand meerwerk | Verstuurd naar de klant, wacht nog op akkoord. |
| Indicatie | Binnen budget (met hoeveel ruimte je nog hebt) of de overschrijding. |
Kosten en bonnetjes
Met + kostenregel voeg je een kostenpost toe: een Omschrijving, een Gepland en een Werkelijk bedrag, een Datum, optioneel de Check waar het bij hoort, en een Foto van de bon. Kosten die een teamlid bij zijn eigen check invoert, zie je hier ook terug.
Meerwerk
Komt de klant met extra wensen, dan leg je dat vast als Meerwerk:
- Klik op + meerwerk en vul Titel, Omschrijving, Bedrag incl. btw en eventueel Extra dagen in. Het meerwerk start als Concept.
- Klik op Versturen naar klant. De status wordt Verstuurd.
- De klant keurt het goed of wijst het af via de klantlink. Heb je het akkoord op een andere manier gekregen (telefoon, mail), gebruik dan Goedkeuren namens klant of Afwijzen namens klant en typ de naam van de klant.
Na de beslissing (Goedgekeurd of Afgewezen) kan het meerwerk niet meer worden gewijzigd. Goedgekeurd meerwerk telt mee in Begroot.
Klantlink
Met Klantlink maak je een link waarmee iemand het project kan volgen zonder account of login. Kies bij Voor:
- Klant: ziet de fasen, de zichtbare checks en foto's, en kan verstuurd meerwerk goedkeuren of afwijzen.
- Onderaannemer: ziet alleen de voortgang, geen meerwerk.
Geef de link een naam (bijv. "Fam. De Vries") en eventueel een datum bij Geldig tot en met; laat je die leeg, dan verloopt de link niet. Klik op Link maken en daarna op Kopieer link om hem door te sturen. Met Intrekken zet je een link uit; wie hem heeft, kan het project daarna niet meer bekijken.
De klant ziet de voortgang per fase en kan bij Meerwerk ter goedkeuring op Akkoord of Afwijzen klikken. Hij vult zijn naam in en bevestigt; dat besluit is definitief en wordt met zijn naam vastgelegd.
Projecten werken samen met de rest van OS49: checks kunnen ook worden afgevinkt via Highground of via Claude, en dat zie je terug in de historie ("via Highground", "via Claude", "via klantlink").