SOP's & het dashboard
Werkinstructies schrijven, starten, uitvoeren en volgen
Een SOP (Standard Operating Procedure) is een werkinstructie die aan een knooppunt op je Verkoop- of Uitvoeringsgrid hangt. Je team start hem, vinkt de taken af en jij volgt op het dashboard of alles op tijd gebeurt. Op het Team-grid bestaan geen SOP's.
Hoe het systeem in elkaar zit
Het belangrijkste om te snappen: een SOP is een recept, niet een taak. Je schrijft hem één keer, en elke keer dat het werk zich voordoet start (lanceert) iemand hem opnieuw. Elke start is een aparte uitvoering met een eigen deadline, een eigen checklist-voortgang, een eigen activiteitenlog en eigen lanceerinvoer: de gegevens die per keer verschillen.
Vast in de SOP (elke uitvoering hetzelfde): de stappen, checklists, benodigdheden en de standaard deadline. Variabel per uitvoering (ingevuld bij het starten): de lanceervelden, zoals een klantnaam, datum of de link naar het document van dat moment.
Een SOP schrijven
Een SOP begint altijd als SOP-sjabloon op het dashboard. Zo'n sjabloon kun je aan een knooppunt koppelen, maar iedereen kan hem ook los starten vanuit de SOP Bibliotheek.
Maak een sjabloon
Ga naar Dashboard → SOP-sjablonen en klik op Nieuw SOP-sjabloon. Vanuit een knooppunt kom je hier ook via Sjabloon Maken op SOP Dashboard.
Vul het sjabloon in
Zie hieronder wat er allemaal in een sjabloon gaat, en klik op Sjabloon opslaan.
Koppel hem aan een knooppunt
Dubbelklik op het knooppunt, klik op SOP Koppelen, kies bij SOP-sjabloon je sjabloon en bevestig met SOP Koppelen.
Een sjabloon bestaat uit:
- Titel, Trigger (wanneer start deze SOP?) en Definitie van Klaar (wanneer is hij echt af). De definitie van klaar staat bovenaan elke actieve SOP.
- Deadline vanaf trigger: kies een Eenheid en een Aantal. Bij uren kies je 1 tot 24, bij dagen, weken of maanden 1 tot 31. De deadline telt vanaf het moment van starten.
- Stappen & checklists: per stap de taken die afgevinkt moeten worden. De volgorde van stappen pas je aan door ze te slepen, of met het toetsenbord. Per taak kun je een voorwaarde toevoegen (bijv. "indien spoed") en met het camera-icoon een verplichte foto als bewijs eisen.
- Benodigdheden: links, tools of documenten die erbij horen.
- Verplichte velden bij lancering: velden (tekst, datum of e-mail) die de uitvoerder bij het starten moet invullen, voor alles wat per uitvoering anders is, zoals een klantnaam of ordernummer. Ook een URL kan: kies het type tekst en plak de link erin (bijvoorbeeld naar het draaiboek van die specifieke run). De link wordt als tekst getoond en is nog niet klikbaar. Is een link of document juist altijd hetzelfde, zet hem dan bij Benodigdheden.
Klik je in SOP-sjablonen op een sjabloon, dan zie je eerst de details alleen-lezen. Met Bewerken pas je hem aan.
Wie de SOP mag starten bepaal je met Toegewezen Operators op het knooppunt; wijs je niemand toe, dan mag iedereen.
Een SOP starten en uitvoeren
Klik op Lanceren bij een knooppunt, of op Starten in de SOP Bibliotheek op het dashboard. Vul de gevraagde velden in en klik op Nu Lanceren. De deadline gaat vanaf dat moment lopen.
In de SOP Bibliotheek zoek je op naam van de SOP, maar ook op de naam van een persoon (bijvoorbeeld een toegewezen operator).
In het uitvoerscherm:
- Vink taken af; alles wordt direct opgeslagen en in het activiteitenlog bijgehouden.
- N.v.t. markeert een taak als niet van toepassing.
- Bij een fotoplicht upload je een foto of maakt er één met je camera.
- De aftelklok kleurt oranje binnen 2 uur voor de deadline en rood erna.
- Zijn alle taken klaar, dan krijgt de SOP de status Klaar om af te ronden. Met Afronden zet je hem in het archief.
Het activiteitenlog
Elke uitvoering houdt automatisch een logboek bij: wie de SOP startte, wie welke taak afvinkte (of het vinkje weer weghaalde), wanneer een stap werd afgerond, welke taken als N.v.t. zijn gemarkeerd, welke foto's zijn geüpload, wanneer de eigenaar is gewijzigd en wanneer de SOP is ingediend. Telkens met tijdstip en naam. Zo is achteraf altijd te herleiden wie wat wanneer heeft gedaan.
Kritieke knooppunten
Markeer je een knooppunt op het grid als Kritiek, dan krijgen alle uitvoeringen van die SOP een kritiek-label op het dashboard, zodat ze opvallen tussen de lopende runs.
Starten via de API (CRM-koppeling)
SOP's kunnen ook automatisch gestart worden vanuit een extern systeem (bijvoorbeeld je CRM via een n8n-koppeling). Bij zo'n API-lancering wordt de klantcontext uit het bronsysteem meegestuurd, zoals naam, e-mail, telefoonnummer, dealnummer of een dossierlink. De uitvoerder ziet die gegevens alleen-lezen in een apart paneel bij de uitvoering en kan direct aan de slag zonder het CRM te openen. Links in deze context zijn wél klikbaar en openen in een nieuw tabblad. Ops Grid schrijft nooit terug naar het CRM; het toont alleen wat er bij de start is meegegeven.
Op het dashboard herken je zo'n uitvoering aan de titel: de naam van de SOP, gevolgd door de naam van de klant of het onderwerp, bijvoorbeeld "Onboarding - Bakkerij Jansen". Je kunt ook op die klantnaam zoeken.
Het dashboard
| Tabblad | Wat je er ziet |
|---|---|
| Mijn SOP | Je prestaties (op tijd %, reeks), je actieve SOP's en de SOP Bibliotheek om nieuwe te starten. |
| Team SOP (abonnee en Commanders) | Teamcijfers, prestaties per medewerker en alle lopende runs. Je kunt deadlines aanpassen, taken afvinken, een SOP Afronden en met Eigenaar wijzigen de uitvoering aan een ander teamlid geven. De voortgang blijft dan behouden. |
| SOP-sjablonen (Specialists en hoger) | Blauwdrukken aanmaken, bekijken, bewerken en verwijderen. |
| Archief SOP | Alle afgeronde SOP's, met wie ze uitvoerde en of het op tijd was. |
Zoeken en filteren (op status en eigenaar) kan bovenaan elk tabblad.
Exporteren
Via Exporteer op het canvas maak je een PDF-rapport van je grid (voor de abonnee en Commanders). Je kiest zelf wat erin komt: de visuele proceskaart, de volledige inhoud van alle SOP's en/of AI analyse & suggesties. Je kunt ook een deelbare link genereren in plaats van een PDF.
Met SOP Loskoppelen haal je een SOP van een knooppunt. Het sjabloon blijft op het dashboard staan, en de geschiedenis en lopende runs blijven bewaard.